履歴書をメールで送る方法｜PDF変換・ファイル名・本文の例文
「履歴書をメールで送ってください」と言われたら、PDF形式で添付するのが基本です。ファイル名や本文の書き方まで、そのまま真似できる形でまとめました。
ファイル形式はPDFが基本
WordやExcelのまま送ると、相手の環境でレイアウトが崩れたり、編集できてしまったりします。PDFに変換してから添付しましょう。履歴書chanで作成した履歴書は、最初からPDFとしてダウンロードできるので変換作業は不要です。
ファイル名の付け方
採用担当者は多くの応募書類を受け取ります。誰の何の書類か一目で分かるファイル名にしましょう。
| 良い例 | 悪い例 |
|---|---|
| 履歴書_山田太郎_20260702.pdf | resume.pdf / スキャン001.pdf / 無題.pdf |
メールの件名の書き方
件名も「用件+氏名」で一目で分かるように書きます。
- 履歴書ご送付の件/山田太郎
- 【応募書類の送付】山田太郎
- 企業から件名の指定がある場合(例:「求人番号を記載」)は必ずそれに従う
メール本文の例文(コピペOK)【ケース別】
基本形(依頼を受けて履歴書を送る)
| 本文例 |
|---|
| 株式会社○○ 採用ご担当 △△様 お世話になっております。 貴社の求人に応募いたしました山田太郎と申します。 ご依頼いただきました履歴書を添付にてお送りいたします。 ご査収のほど、よろしくお願いいたします。 お忙しいところ恐れ入りますが、 面接の機会をいただけますと幸いです。 ―――――――――――――― 山田 太郎(やまだ たろう) 電話: 090-1234-5678 メール: taro@example.com ―――――――――――――― |
新卒・就活(はじめて応募書類を送る)
| 本文例 |
|---|
| 株式会社○○ 人事部 採用ご担当 △△様 はじめてご連絡いたします。 ○○大学○○学部4年の山田太郎と申します。 貴社の新卒採用に応募いたしたく、 履歴書を添付にてお送りいたします。 ご査収のほど、よろしくお願い申し上げます。 ―――――――――――――― 山田 太郎(やまだ たろう) ○○大学○○学部○○学科4年 電話: 090-1234-5678 メール: taro@example.com ―――――――――――――― |
転職(在職中・職務経歴書も同送)
| 本文例 |
|---|
| 株式会社○○ 採用ご担当 △△様 お世話になっております。 ○○の求人に応募いたしました山田太郎と申します。 応募書類として、履歴書および職務経歴書を 添付にてお送りいたします。 ご査収のほど、よろしくお願いいたします。 なお、現在在職中のため、お電話は 18時以降ですと確実につながります。 ―――――――――――――― 山田 太郎(やまだ たろう) 電話: 090-1234-5678 メール: taro@example.com ―――――――――――――― |
バイト・パート応募
| 本文例 |
|---|
| ○○店 採用ご担当者様 お世話になっております。 アルバイト求人に応募いたしました山田花子と申します。 履歴書を添付いたしましたので、 ご確認のほどよろしくお願いいたします。 面接の日時につきましては、 平日17時以降、土日は終日お伺いできます。 ―――――――――――――― 山田 花子(やまだ はなこ) 電話: 090-1234-5678 メール: hanako@example.com ―――――――――――――― |
パスワードを別送する場合(2通目)
| 本文例 |
|---|
| 株式会社○○ 採用ご担当 △△様 お世話になっております。山田太郎です。 先ほどお送りした添付ファイルの パスワードをお知らせいたします。 パスワード: ○○○○○○ お手数をおかけしますが、 よろしくお願いいたします。 ―――――――――――――― 山田 太郎(やまだ たろう) 電話: 090-1234-5678 ―――――――――――――― |
パスワードは必要?
- 企業から指定がある場合のみ、指示どおりにパスワードを設定します(パスワードは別メールで送るのが一般的)。
- 指定がなければ、そのまま添付して問題ありません。勝手にパスワードを付けると、かえって開封の手間をかけてしまいます。
スマホから履歴書PDFを送る手順
- 履歴書chanで履歴書を作成する(スマホのブラウザでOK・登録不要)
- 「PDFをダウンロード」→印刷画面で「PDFに保存」を選んでスマホに保存
- メールアプリで新規メールを作成し、保存したPDFを添付
- 上の例文を参考に件名・本文を書いて送信
送信前のチェックポイント
- 添付し忘れていないか(最初に添付してから本文を書くと防げます)
- ファイル名に氏名が入っているか
- 宛先アドレス・会社名・担当者名に間違いがないか
- 容量が大きすぎないか(2MB以下が目安。履歴書chanのPDFなら通常問題ありません)
- できれば平日の日中(業務時間内)に送信する
よくある質問
- Q. 履歴書をメールで送るときのファイル形式は?
- A. PDFが基本です。WordやExcelのままだとレイアウトが崩れることがあります。履歴書chanは最初からPDFで出力できます。
- Q. ファイル名はどうつければいいですか?
- A. 「履歴書_山田太郎_20260704.pdf」のように氏名と日付が分かる名前にします。
- Q. メールにパスワードは必要ですか?
- A. 企業から指定がある場合のみ設定します(パスワードは別メールで送るのが一般的)。指定がなければそのまま添付して問題ありません。
- Q. 送信する時間帯に決まりはありますか?
- A. できれば平日の業務時間内に送るのが無難です。依頼を受けたら当日〜2、3日以内の送信が目安です。