履歴書をメールで送る例文3種
即答：履歴書はPDF形式に変換し、ファイル名を「山田花子_履歴書_20260820.pdf」のように氏名＋書類名＋日付にして添付します。件名は「履歴書ご送付の件（山田花子）」、本文は挨拶→用件→添付の案内→署名の4部構成です。そのまま使える例文3種を本文に掲載しています。
履歴書のメール提出とは、完成した履歴書をPDFなどのデータ形式に変換し、電子メールに添付して応募先に送る提出方法です。メール提出で採用側が見ているのは、文面の美しさよりも「①開けるか（形式）②誰の何の書類か分かるか（ファイル名・件名）③ビジネスの基本形を知っているか（本文）」の3点だけです。このページの上から順に整えれば、3点すべてを満たせます。郵送での提出は本文末尾で案内するP7が主担当です。それ以前の書き方の確認は全10項目の見本つき 履歴書の書き方ガイドへどうぞ。
まず結論：メール提出の基本5点
| 項目 | 結論 |
|---|---|
| ファイル形式 | PDF（WordやExcelのままは避ける） |
| ファイル名 | 氏名_履歴書_日付.pdf（例：山田花子_履歴書_20260820.pdf） |
| 件名 | 用件＋氏名（例：履歴書ご送付の件（山田花子）） |
| 本文 | 挨拶→用件→添付の案内→署名の4部構成 |
| パスワード | 企業からの指定がなければ付けない。指定があれば従う |
件名の書き方（そのまま使える型）
件名は「用件＋氏名」だけで完成です。装飾や挨拶は入れません。
| 場面 | 件名の例 |
|---|---|
| 自分から新規に応募する | 履歴書ご送付の件（山田花子） |
| 求人への応募と同時に送る | 【応募】営業職への応募と履歴書ご送付（山田花子） |
| 企業から送付を指示された | Re: 応募書類ご提出のお願い ※件名は変えず返信 |
企業からのメールに返信する形で送る場合、件名は編集せず「Re:」のまま返します。件名を変えると、採用側のメール管理上、やり取りの履歴がつながらなくなるためです。
メール本文の例文3種
本文は「宛名→挨拶と名乗り→用件→添付の案内→結び→署名」の順です。3つの場面別に、そのまま使える形で掲載します。◯◯部分を差し替えてください。
例文1：自分から新規に応募するとき
株式会社◯◯◯◯
採用ご担当者様
はじめてご連絡いたします。山田花子と申します。
◯◯（求人サイト名・貴社サイト等）にて営業職の求人を拝見し、
応募いたしたくご連絡いたしました。
つきましては、履歴書を添付ファイルにてお送りいたします。
ご査収のほどよろしくお願いいたします。
ご多忙のところ恐れ入りますが、
面接の機会をいただけましたら幸いです。
何卒よろしくお願い申し上げます。
――――――――――――――――
山田 花子（やまだ はなこ）
〒123-4567 東京都◯◯区◯◯1-2-3
電話：090-1234-5678
メール：hanako.yamada@example.com
――――――――――――――――
例文2：企業から「履歴書を送ってください」と指示されたとき（返信）
株式会社◯◯◯◯
人事部 ◯◯様
お世話になっております。
貴社の営業職に応募しております山田花子です。
ご連絡いただきました応募書類の件、
履歴書を添付ファイルにてお送りいたします。
ご査収のほどよろしくお願いいたします。
不足の書類や不備がございましたら、
お手数ですがお知らせいただけますと幸いです。
引き続きよろしくお願い申し上げます。
――――――――――――――――
山田 花子（やまだ はなこ）
電話：090-1234-5678
メール：hanako.yamada@example.com
――――――――――――――――
担当者の氏名が分かっている場合は「採用ご担当者様」ではなく「◯◯様」と書きます。「ご査収ください」は「内容を確認してお受け取りください」という意味の定型語で、添付書類があるメールでのみ使います。
例文3：パスワードを設定して送るとき（企業から指定がある場合）
1通目（履歴書添付）：
株式会社◯◯◯◯
人事部 ◯◯様
お世話になっております。山田花子です。
ご指示いただきましたとおり、履歴書を添付にてお送りいたします。
添付ファイルにはパスワードを設定しております。
パスワードは、この後別のメールにてお送りいたします。
ご査収のほどよろしくお願いいたします。
2通目（パスワード通知）：
株式会社◯◯◯◯
人事部 ◯◯様
お世話になっております。山田花子です。
先ほどお送りしました添付ファイルのパスワードをお知らせいたします。
パスワード：××××××××
よろしくお願い申し上げます。
ファイル名の正解は「氏名_履歴書_日付.pdf」
添付するファイル名は「山田花子_履歴書_20260820.pdf」のように氏名＋書類名＋日付で付けます。担当者は同時期に何人分もの応募書類を受け取るため、「誰の・何の書類か」がファイル名だけで分かる形が正解です。
| 判定 | ファイル名の例 | 理由 |
|---|---|---|
| ◎ | 山田花子_履歴書_20260820.pdf | 誰の・何の・いつの書類かが一目で分かる |
| ○ | 履歴書_山田花子.pdf | 日付がないが実用上は十分 |
| × | 履歴書.pdf | 誰の書類か分からず、他の応募者と同名で埋もれる |
| × | スキャン_001.pdf／無題.pdf | 書類の内容すら分からない |
| × | rirekisho_kansei_saishu2.pdf | 作業ファイル名のままで、管理の粗さが見える |
日付は「20260820」のように数字8桁でつなげると、記号がファイル名に混ざらず文字化けの心配もありません。氏名は姓名を続けて書き、職務経歴書を同送する場合は「山田花子_職務経歴書_20260820.pdf」と同じ規則で揃えます。ファイル名は日本語で問題ありません。
履歴書をPDFにするには？（作成環境別の手順）
作成に使ったソフトの保存・ダウンロード機能で形式に「PDF」を選ぶだけで変換できます。環境別の操作は次のとおりです。
- Word・Excelで作った場合：「ファイル」→「名前を付けて保存」で、ファイルの種類を「PDF」に変えて保存します。「印刷」→「PDFとして保存」でも同じ結果になります。
- Googleドキュメント・スプレッドシートで作った場合：「ファイル」→「ダウンロード」→「PDF」を選びます。
- スマホだけで作る場合： 作成ツールを使うのが最短です。履歴書chanの作成ツールでは、スマホのブラウザで入力するとそのままPDFが出力されるため、変換作業自体が発生しません（無料・登録不要）。出力したPDFをメールに添付すれば、今日中の提出にも間に合います。
- 手書きの履歴書を送るよう言われた場合： コンビニのマルチコピー機のスキャン機能でPDF化できます。スマホのカメラ撮影をそのまま送るのは、影や歪みが入るため避けます。
PDFにする理由は2つです。第一に、Word・Excelのまま送ると、相手の環境によってレイアウトが崩れたり、誤って編集できてしまったりするためです。第二に、PDFはOS・スマホを問わず同じ見た目で開けるためです。
写真は印刷後に貼るのではなく、データ上で写真欄に配置しておきます。写真データの画素数・容量の規格は写真データの規格早見表（px・容量・形式）が主担当です。
パスワードは付けるべき？——「別送方式」の最近の扱い
企業から指定がなければパスワードは付けず、指定された場合のみ従います。添付ファイルにパスワードを設定し、パスワードを別メールで送る方式（いわゆるPPAP）は、扱いが変わってきている論点だからです。諸説を整理します。
| 立場 | 内容 |
|---|---|
| 従来のマナーとする説 | 個人情報を含む書類にはパスワードを付け、別送するのが丁寧という考え方。指定する企業も残っている |
| 廃止の流れとする説 | 同じ経路で2通送るためセキュリティ効果が薄く、受信側の手間とウイルス対策上の問題から、中央省庁が2020年代初頭に廃止を打ち出して以降、廃止する企業が増えている（※公開前に一次出典を確認） |
当サイトの推奨は冒頭のとおり「指定がなければ付けない」です。 指定された場合のみ例文3の形で従います。応募者側が自主的にパスワードを付けると、受信側の確認の手間を増やすだけの結果になりやすいためです。セキュリティが気になる場合は、パスワードよりも「宛先アドレスの確認」に注意を向けるほうが、誤送信という実際に多い事故を防げます。
いつ送る？時間帯と送信前チェック
送信は応募先の営業時間内（平日おおむね9時〜18時）が基本です。深夜のメールが直ちに失礼になるわけではありませんが、生活リズムの印象に関わるため、深夜に書き上げた場合は下書き保存して翌朝送るか、メールソフトの予約送信を使います。「◯日までに提出」と指定されている場合は、締切日の営業時間内に届くように送ります。
送信前のチェックは3点だけです。①添付し忘れがないか（本文より先にファイルを添付する習慣で防げます）、②宛先アドレスが正しいか、③ファイルを自分で開き直して中身と名前を確認したか。送信後に添付忘れや誤字に気づいたときの連絡の仕方は、書き間違えたときの対処（訂正していいケース・書き直すべきケース）の提出後セクションと同じ原則（早く・自分から・簡潔に）です。
LINEで履歴書を送るときは？
LINEで送るよう言われた場合も、PDFで送るのが基本です。画像（写真撮影）で送ると文字がつぶれやすく、印刷にも向かないためです。バイト応募では、店舗との連絡がLINEで完結し、「履歴書もLINEで送ってください」と言われるケースが増えています。
◯◯様
お世話になっております。
アルバイトに応募しております山田花子です。
履歴書をお送りいたします。
ご確認のほどよろしくお願いいたします。
メールほどの定型は不要ですが、①名乗る②書類名を言う③確認のお願い、の3点は同じです。スタンプや絵文字は選考のやり取りでは使いません。誤送信を防ぐため、送る前にトークルームの相手を必ず確認してください。高校生・大学生のバイト応募全体の流れはバイト用履歴書の書き方（高校生・大学生の見本つき）にまとまっています。
Web応募フォームからアップロードするときは？
求人サイトや企業の採用ページのフォームから提出する場合も、用意するデータは同じ「氏名_履歴書_日付.pdf」です。フォーム特有の注意は3つあります。
- 容量制限を確認します。 目安として2MB以内に収めれば、ほとんどのフォームを通過します（※上限値は各サービスの規定によります。要実査）。写真データが大きすぎる場合の圧縮は写真データの規格の記事を参照してください。
- 形式指定を確認します。「PDFのみ」「Word可」など指定がある場合はそれに従います。
- 送信完了画面まで確認します。 アップロード後に確認・送信ボタンが別にあるフォームが多く、アップロードだけで離脱すると未提出になります。
メールで送れないと言われたら（郵送・持参への切り替え）
「原本を郵送してください」と言われた場合は、同じPDFを印刷して郵送に切り替えます。郵送の手順・切手・添え状は切手代の早見表と郵送7ステップ（添え状テンプレつき）、封筒の宛名は封筒の宛名の書き方（郵送・手渡し別の見本つき）がそれぞれ主担当です。データで作っておけば、メール・郵送・持参のどの指定にも同じ1枚で対応できます。
よくある質問
- Q. WordやExcelのファイルのまま送ってはだめですか？
- A. 企業から形式の指定がなければPDFにします。Word・Excelは相手の環境でレイアウトが崩れることがあり、編集できる状態で送ること自体も応募書類には不向きです。
- Q. 「ご査収ください」はどう使いますか？
- A. 添付書類を確認して受け取ってほしいときの定型語で、「履歴書を添付いたしました。ご査収のほどよろしくお願いいたします」のように使います。添付がないメールでは使いません。
- Q. 添付ファイルの容量はどのくらいまで大丈夫ですか？
- A. 目安は2MB以内です。写真データの容量が大きい場合は、画素数を規格内に落とすと軽くなります（規格の数値は本文中で紹介した写真データの規格早見表を参照してください）。
- Q. 写真は貼らなくていいのですか？
- A. データ上で写真欄に配置します。印刷した写真を貼ってスキャンするより、データのまま配置するほうが仕上がりがきれいです。
- Q. 夜中に応募メールを送るのは失礼ですか？
- A. マナー違反と断定はされませんが、営業時間内の送信が無難です。深夜に完成したら、予約送信か翌朝の送信をおすすめします。
- Q. 送ったのに返信がありません。再送すべきですか？
- A. 3〜5営業日を目安に、迷惑メールフォルダを確認したうえで、「お送りした書類が届いておりますでしょうか」と確認のメールを1通だけ送ります。同じ書類を何度も再送する必要はありません。
- Q. 件名や本文は例文のままで大丈夫ですか？
- A. 構いません。本文は独自性を出す場所ではなく、定型どおりであることが正解の領域です。個性は履歴書の中身（志望動機・自己PR）で伝えます。
送るところまで含めて、スマホだけで完結できます。 履歴書chanの作成ツールでは、ブラウザで入力した内容がそのままPDFとして出力されるため、変換ソフトも印刷用の写真も不要です。出力したPDFをこのページの例文に添付すれば、提出まで最短ルートで進めます。登録不要・無料でいますぐ履歴書を作成する